Administratorem danych osobowych jest Dawid Tyrek prowadzący działalność gospodarczą pod firmą „Dawid Tyrek Dimport”, ul. Tadeusza Boya-Żeleńskiego 1, 59-400 Jawor, NIP 6951532194 (dalej: „my”). Kontakt w sprawie danych: kontakt@kierownik.ai, tel. +48 721 247 190.
Występujemy w dwóch rolach:
| Sytuacja | Dane | Cel i podstawa | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Kontakt przez WhatsApp, telefon, SMS, e-mail lub formularz | imię, numer telefonu, adres e-mail, nazwa firmy, treść wiadomości lub rozmowy | odpowiedź na pytanie i przedstawienie oferty (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO: działania przed zawarciem umowy, nasz uzasadniony interes w obsłudze zapytań) | 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Dobór Kierownika na stronie (quiz „Kierownik na miarę”) | odpowiedzi o firmie: branża, wielkość ekipy, sposób pracy, potrzeby; dane kontaktowe tylko, jeśli sam je wpiszesz; skrót adresu IP z danego dnia (sam adres nie jest zapisywany) do ograniczenia nadużyć | przygotowanie propozycji i lepsze dopasowanie oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO: nasz uzasadniony interes); po wpisaniu kontaktu także jak w wierszu wyżej; powiadomienie o zgłoszeniu z kontaktem dostajemy na WhatsAppie | skrót IP do końca dnia; odpowiedzi bez kontaktu do 24 miesięcy; z kontaktem 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zostaniesz klientem (wtedy jak dane klienta) |
| Kontakt handlowy z firmami z naszej inicjatywy | dane z publicznych źródeł (CEIDG, KRS, strony i profile firmowe, katalogi branżowe): nazwa firmy, imię i nazwisko właściciela, firmowy e-mail, telefon, adres, branża | przedstawienie oferty przedsiębiorcom z branż, dla których jest usługa (art. 6 ust. 1 lit. f RODO: marketing bezpośredni własnych usług). Możesz się sprzeciwić w każdej chwili, np. odpowiadając „STOP”; wtedy przestajemy i zapisujemy tylko dane potrzebne, żeby więcej nie pisać | do sprzeciwu, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Zamówienie i konto firmy | nazwa firmy, NIP, imię i nazwisko osoby zamawiającej, numer telefonu, adres e-mail, PIN (tylko skrót), numery telefonów użytkowników przypisane do ról, dziennik logowań (czas, adres IP) | zawarcie i wykonanie umowy, uruchomienie usługi, identyfikacja użytkownika w kanałach (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); bezpieczeństwo (lit. f) | przez czas umowy i 6 lat po jej zakończeniu (przepisy podatkowe i rachunkowe, art. 6 ust. 1 lit. c RODO); dziennik logowań 12 miesięcy; przy zwrocie w ramach gwarancji dane usługi usuwamy po 30 dniach, dokumenty księgowe zostają |
| Płatności | dane do faktury, identyfikator i kwota płatności; dane karty przetwarza wyłącznie operator płatności | rozliczenie umowy i wystawienie faktury (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO); dochodzenie należności (lit. f) | 6 lat od końca roku podatkowego |
| Dane wprowadzane do usługi przez klienta | zależą od klienta: dane pracowników i współpracowników (imię, telefon, stawki, godziny, metry, wypłaty, rozliczenia), dane kontrahentów, treść maili, czatów i wiadomości WhatsApp, zdjęcia z budowy (mogą zawierać wizerunek osób i tablice rejestracyjne), dokumenty, notatki głosowe, wyniki wygenerowane przez asystenta | przetwarzamy je w imieniu klienta jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia; administratorem jest klient | zgodnie z umową powierzenia: przez czas umowy, eksport do 30 dni, usunięcie 90 dni po zakończeniu, kopie zapasowe do 35 dni dłużej |
| Rozmowy telefoniczne z asystentem | numer dzwoniącego, data i czas, nagranie, transkrypcja, treść ustaleń | gdy dzwoni klient lub jego użytkownik: w imieniu klienta (umowa powierzenia). Gdy dzwoni osoba spoza firmy klienta w sprawie oferty: odpowiedź na pytanie (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). O nagrywaniu i o tym, że rozmowę prowadzi asystent AI, informujemy na początku rozmowy | w imieniu klienta: jak dane usługi; nasze zapytania ofertowe: 12 miesięcy |
| Wiadomości WhatsApp z asystentem | numer telefonu, imię z profilu, treść i czas wiadomości, załączniki (zdjęcia, głosówki, dokumenty) | rozpoznanie użytkownika po numerze wpisanym przez klienta i wykonanie polecenia w imieniu klienta (umowa powierzenia); wiadomości z numerów nieprzypisanych do żadnej firmy: odpowiedź na zapytanie (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO) | jak dane usługi; nieprzypisane numery: 12 miesięcy |
| Powiadomienia do pracowników i kontaktów klienta (plan, przypomnienia, alarmy) | numer telefonu, imię, treść | na zlecenie klienta, w ramach umowy powierzenia; klient odpowiada za poinformowanie adresatów | dziennik wysyłek 12 miesięcy |
| Pliki importowane przez klienta (xlsx, CSV, dokumenty) | zależą od klienta: imiona, stawki, adresy, kwoty | przetwarzanie w imieniu klienta według mapowania, które klient zatwierdza | jak dane usługi; pliki źródłowe 90 dni |
| Dziennik użycia AI i kanałów | identyfikator firmy i użytkownika, czas, liczba tokenów lub minut, koszt, cel użycia (bez treści) | rozliczenie limitu AI, wycena, bezpieczeństwo i wykrywanie nadużyć (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO) | 24 miesiące |
| Panel administratora usługodawcy | adres e-mail, czas i adres IP logowań, dziennik działań w kontach firm (np. „wejdź jako szef” w trybie odczytu) | bezpieczeństwo usługi i rozliczalność (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) | 12 miesięcy |
| Strona kierownik.ai | logi serwera hostingu: adres IP, czas, adres odwiedzonej strony, przeglądarka | bezpieczeństwo i statystyka techniczna (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) | według ustawień hostingu, nie dłużej niż 12 miesięcy |
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych do zamówienia i faktury nie możemy świadczyć usługi. Nie przetwarzamy danych osób poniżej 18 lat: usługa jest dla przedsiębiorców.
| Podmiot | Do czego | Gdzie dane są przetwarzane |
|---|---|---|
| LH.pl sp. z o.o. | hosting strony kierownik.ai | Polska |
| Hostinger International Ltd. | serwery usługi, baza danych, kopie zapasowe | Unia Europejska |
| Anthropic (Anthropic PBC, USA; Anthropic Ireland Ltd.) | modele sztucznej inteligencji: asystent, odczyt dokumentów, raporty, klasyfikacja wiadomości. Przekazujemy tylko fragmenty treści potrzebne do konkretnego zadania. Dostawca nie wykorzystuje ich do trenowania modeli i przechowuje je krótkotrwale wyłącznie w celach bezpieczeństwa | USA; umowa powierzenia, standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, a w zakresie certyfikacji dostawcy także Data Privacy Framework |
| ElevenLabs Inc. | rozpoznawanie i synteza mowy w rozmowach telefonicznych z asystentem (nagranie, transkrypcja) | USA; umowa powierzenia, standardowe klauzule umowne |
| Twilio Inc. / Twilio Ireland Ltd. | telefonia: numer, zestawianie połączeń, przekazanie dźwięku do asystenta | Irlandia i USA; umowa powierzenia, standardowe klauzule umowne, Data Privacy Framework |
| Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp) | kanał komunikacji z asystentem. Meta przetwarza numery telefonów i metadane jako niezależny administrator, na zasadach WhatsApp; treść wiadomości jest szyfrowana między Twoim telefonem a numerem asystenta | zgodnie z polityką WhatsApp |
| Microsoft Ireland Operations Ltd., Google Ireland Ltd. | tylko gdy klient podłączy własne konto (OneDrive, Outlook, Gmail, Dysk, Kalendarz): dostęp do danych w imieniu klienta, w zakresie, na który klient wyraził zgodę przy podłączeniu | zgodnie z warunkami konta klienta |
| polski operator bramki wiadomości | wysyłka SMS, gdy klient wybierze ten kanał (numer telefonu i treść) | Polska |
| Stripe Payments Europe Ltd. | płatności kartą i subskrypcje | Irlandia |
| biuro rachunkowe | faktury i księgowość | Polska |
| organy publiczne | wyłącznie na żądanie zgodne z prawem | Polska |
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych innych podmiotów. Aktualną listę podmiotów przetwarzających dane naszych klientów prowadzimy w załączniku A do umowy powierzenia; o zmianach informujemy klientów z 14-dniowym wyprzedzeniem.
Dostawcy modeli AI, mowy i telefonii przetwarzają część danych w USA. Przekazujemy je na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a gdy dostawca ma certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework, także na podstawie decyzji Komisji o adekwatności. Kopię stosowanych zabezpieczeń udostępniamy na wniosek. Klient, który nie chce, aby dane jego firmy trafiały do tych dostawców, może wyłączyć funkcje AI i kanał telefoniczny w ustawieniach usługi; rdzeń usługi (ewidencja, zdjęcia, rozliczenia) działa wtedy bez przekazywania danych poza EOG.
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (w tym wobec marketingu bezpośredniego, zawsze skutecznego) oraz skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl). Żądania kieruj na kontakt@kierownik.ai. Odpowiadamy w ciągu 30 dni. Jeżeli żądanie dotyczy danych, które przetwarzamy w imieniu klienta (np. jesteś pracownikiem firmy korzystającej z usługi), przekażemy je klientowi jako administratorowi w 5 dni roboczych i pomożemy mu je zrealizować.
Strona kierownik.ai nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych i reklamowych. Aplikacja app.kierownik.ai zapisuje w pamięci przeglądarki kod firmy, token sesji i ustawienia widoku, żeby nie pytać o nie przy każdym wejściu; są to dane niezbędne do działania usługi. Wylogowanie usuwa je. Jeżeli w przyszłości dodamy narzędzia analityczne, zaktualizujemy tę politykę i zapytamy o zgodę tam, gdzie prawo tego wymaga.
Połączenia są szyfrowane (HTTPS). Każda firma ma osobne, odizolowane konto i własne PIN-y użytkowników, przechowywane wyłącznie w postaci skrótu. Klucze i hasła do integracji szyfrujemy (AES-256). Kopie zapasowe wykonujemy codziennie i przechowujemy w Unii Europejskiej. Dostęp administratora usługodawcy wymaga hasła i kodu jednorazowego, a każde jego logowanie i działanie w koncie firmy jest zapisywane. Naruszenia ochrony danych zgłaszamy Prezesowi UODO w 72 godziny, gdy prawo tego wymaga, a klientom, których dane powierzone nam dotyczą, w 48 godzin od stwierdzenia naruszenia. Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy ich do uczenia modeli innych podmiotów.
O zmianach polityki informujemy na tej stronie, a klientów usługi dodatkowo e-mailem lub w aplikacji, co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie; zmiany wymuszone przepisami lub zmianą dostawców mogą wejść w życie wcześniej. Poprzednie wersje udostępniamy na wniosek.